数分钟完成报销 SAP Concur帮助开德阜实现高效费用管理
作者:星期一, 八月 26, 20190

每个月底看到一摞发票的时候,您是不是总会愁眉不展?而对于开德阜国际贸易(上海)有限公司的员工来说,报销已经不再是麻烦了:“无论何时何地,只要打开手机上 SAP Concur的差旅报销APP,把各种票据拍照上传,点击发票提交按钮……才花几分钟就能提交报销,真是轻松省事!“

开德阜国际贸易(上海)有限公司是一家专注于中国市场工程塑料分销和市场开拓的德资企业,为国内众多汽车生产厂家、零部件配套商、手机、电器的生产商提供各种工程聚合物以及高性能塑料。公司隶属于德国Feddersen集团,包括负责生产的开德阜工程塑料(苏州)有限公司,以及位于北京、广州、长春、天津和重庆的办事处和分公司。

“以往,在每个月底的报销日,IT团队经常需要面对几十位员工在同一天内集中咨询关于费用报销软件的使用问题。而现在,灵活且高效的SAP Concur差旅和费用管理系统为每一位员工创造了简单轻松的报销体验。”开德阜国际贸易(上海)有限公司IT经理撒忠懋表示。

“先花费,后审批”的管理迷局

销售人员对于贸易公司至关重要,尤其在开德阜,有将近50%的员工为销售人员。由于业务需求,他们面临大量的客户拓展任务和频繁的国内出差,因此在客户招待、市内交通和住宿费用方面的花费很庞大。开德阜曾经使用内部研发的报销系统来进行费用报销管理,但是系统的功能设置只能满足基本需求,在使用过程中也遇到很多的挑战:

缺乏灵活性:原有的差旅报销系统必须使用PC端连接内网才能登录,这就为难了平时都奔波在外地的销售人员,他们对每个月底都要赶回办公室花一天的时间来做报销感到头疼不已。对公司而言,这也造成了工作时间和交通成本的浪费。另外,但凡员工不知道如何使用报销统或者使用中出现问题,他们都会集中在报销日前来咨询IT管理人员,给IT团队也带来极大的工作负担。

含糊的报销费用:由于业务需要,销售人员在客户招待方面时常产生较高的费用,即便规定了每个人餐饮的标准,也不免发生超额报销餐饮费用的情况。由于原来的报销系统没有事先申请和审批的流程,公司既无法判断这笔费用的真实性,也不方便进行系统监管,造成很多未知的成本浪费。

欠缺掌握费用的洞察:原有的报销系统只能提供零散的费用数据,财务人员很难从中获得有价值的数据分析,无法有洞察力地了解员工的费用花费,更不能帮助公司实现成本节约。

选择SAP Concur ,就是选择更高的工作效率

基于上述挑战,开德阜急需一套高效且灵活的解决方案来建立符合业务需求的差旅和报销体系。2017年初,开德阜将视野聚焦在SAP Concur,并因其卓越的移动端使用体验,于7月份开始正式部署。SAP Concur帮助开德阜在一年内达到了很好的预期效果,并提升了其企业员工的满意度和工作效率。

借助SAP Concur的手机应用程序,员工省去了专程赶回办公室登录电脑进行报销的困扰,并且把原先需要一天时间才能完成的报销工作,分摊到了平时的零碎时间。在每笔费用发生之后,员工就可以通过手机将这笔费用记录下来并上传。而到月底,只需检查费用是否正确,如果没有遗漏就可以直接提交报销。

对于财务人员而言,工作效率的提升也是成效显著。在之前,各个办事处的员工们会统一把纸质报销凭证快递给上海的财务部门,财务人员每月最少花上几天去审批全公司100多个员工的花费。而现在,因为所有电子票据自动上传到系统中,财务人员可以很方便地在线审查,审核时间缩短至原来的1/3。同时,企业员工收到报销费用的周期缩短了25%。员工能够很快拿到报销费用,切实感受到了由差旅及费用管理系统带来的好处。

令人更感到欣喜的是,工作效率的提升在IT部门也得到体现。原来因为报销每个月只做一次,员工会在报销截止前集中向IT团队咨询,导致IT人员的工作量在这段时间内激增。现在,他们不再需要向往常那样集中一天来处理诸多员工的报销系统使用问题。另外,IT人员在维护差旅与报销系统上所投入的时间和精力也大幅降低,原有的财务报销系统需要人工维护,特别是在维护服务器的稳定性,以及针对系统的数据库进行备份等方面;但使用SAP Concur基于云的费用报销平台后,IT人员不需要花时间维护系统,他们的时间可以投入在其他更关键的项目上,为企业创造更多价值。

不止是成本节约,更是财务合规之道

虽然公司对于费用报销有一定规定和限制,员工在实际花费的时候还是偶有出现超额使用的情况,尤其是在客户招待费和节日礼品等费用。而现在,员工在费用使用前需要通过SAP Concur先进行事先审批,财务人员可检查合规性,并合理管理超额费用支出的申请。由此,过去招待费报销管理难的情况得到改善,有效约束员工遵守费用的合规性要求。

“通过这样良好的管控机制,经过一年多的使用,我们的报销费用占总运营费用的比重显著降低。更重要的是,在企业内部慢慢形成了财务合规化的氛围,大家都按照规范和流程来进行,无论是差旅申请和预订,还是报销和管理,都非常顺畅,我们的工作效率更高了,员工的满意度也更高了。”撒经理说道。

深化财务分析,向生态系统要效益

在总结SAP Concur给企业带来价值的时候,撒经理分享,“灵活和高效是SAP Concur为我们带来的重要优势。因为它可以解决我们员工在任何地点完成报销的工作诉求,将之前的密集费用报销时间碎片化。每天几分钟可能不觉得占用时间,但是一个月下来就能节省出好几个小时的工作时间。”

接下来,开德阜正计划有针对性地开展财务管理的分析与优化工作。“我们会利用SAP Concur得出的分析报表来更多维度地进行分析处理,希望可以与包括酒店和航空公司在内的众多合作伙伴谈判合约价,并借助SAP Concur成熟的差旅与费用管理生态系统,进一步提升效率和节约成本。”

此外,开德阜目前正在调查东南亚市场企业报销的具体情况,会依此制定报销标准,预计未来不久将会在新加坡、泰国和马来西亚等分公司实施SAP Concur。

 

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