疫情笼罩下难复工?想要远程办公,这些一定要知道!
作者: 日期:2022年03月21日 阅:1,915

2月14日,在线旅游公司携程集团宣布将在全公司推行线上+线下的混合办公制度。自3月1日起,每周三、周五,公司各事业部、职能部门可根据实际需求自行选择办公地点,实行或逐步推行1至2天的混合办公。这一话题火速冲上热搜,引发一众网友的艳羡。

值得注意的是,这是国内首个在全公司推行常规性混合办公模式的企业,将覆盖该集团全部员工,不分男女、不分值岗、不做薪资调整,其示范意义不容置喙。而从携程的实践可以发现,员工效率不仅没受到影响,满意度还大幅度提升,这是“3+2”混合办公模式的优点体现。

自3月后上海疫情愈发严峻,多个小区被封,员工对远程办公的呼声日益高涨,企业推行远程办公模式既符合当前疫情形势,又能保障生产力。

据Gartner预测,到2022年有31%的全球员工和53%的美国员工将进入混合办公或远程办公时代。新冠疫情导致许多企业出现严重亏损,部分企业仍在努力恢复盈利。针对这一问题,一种普遍的解决方案是远程办公。事实证明,远程办公在大多数情况下都有利于减少资源支出,提高效率,增加盈利。

过去有许多企业一直避免采用远程办公,原因在于对员工生产力和安全问题的担忧以及对于远程办公这一措施的重要性缺乏理解。随着员工期望发生转变,预计越来越多的企业将采用远程办公模式,但并非所有企业都准备就绪。 

要充分发挥远程办公的优势,首先要清楚远程办公对企业有哪些利弊,从而引出企业后续的落实步骤,设定相应的期望。

企业实施远程办公有哪些优势?

远程办公让企业和员工都能受益:员工可以享受远程办公带来的自由和灵活性,企业也能从更快乐高效的团队中获益。

以下是远程办公的七大优点:

1)提升员工留存率、参与度和忠诚度

研究表明,员工更喜欢远程办公,原因在于员工心情愉悦时工作更投入,表现也更好。此外,研究数据显示心情愉悦的员工中有81%对企业的忠诚度更高,更有可能留在企业,产生积极的宣传效应。

无论是在听取员工反馈后决定推行远程办公政策,还是因为单纯想给员工更多灵活性而实施远程办公,均使企业对员工的关心展露无遗,这样员工也更有可能因此回报企业。

2)提高生产力

事实表明,相比现场办公,远程办公最高可降低40%的出错率。此外,远程办公也减少了员工迟到的因素,例如通勤或在咖啡店排长队,结果就是远程办公的生产力有所提高。

3)降低运维成本

远程工作还可以大幅提高盈利,现场办公的员工更少说明企业需要的线下办公空间就更少。简单来说,小型办公空间肯定比容纳整个企业的办公空间更便宜。

另外,远程办公可以从企业的总体预算中减去桌椅和其他办公用品的成本。这样一来企业就可以减少为员工提供餐饮、娱乐、和清洁维护服务的开销。远程办公还能减少能源的使用和所需的基础设施,进一步节约成本。

4)获得多样化的大型人才库

传统的现场办公环境限制了 HR 可选的人才库范围,也不利于人才多样性。而跨地区公开招聘消除了传统招聘的地域限制,不仅能吸引更多样化的人才,还能帮助企业找到更多满足企业资质要求的候选人。

5)推动企业现代化并采用新技术

许多企业都不愿意为实施新技术支出费用,一方面是由于前期成本较高,另一方面则是出于因循守旧的习惯。只是,技术、创新和竞争力总是齐头并进的。远程办公也要依赖于某些新技术,企业要想顺利推行远程办公就不得不先搭建技术基础设施。

但是这又能为企业带来什么好处呢?为了实施远程办公,企业必须迅速适应并通过现代化工具和流程支持远程员工,这从长远来看对企业是有利的。采用新技术不仅可以省时,还能解决紧急情况下没有合适工具可用的问题。正如美国著名科学家本杰明·富兰克林 (Benjamin Franklin) 所说:“没有准备就是在准备失败。”

6)完善沟通与协作

办公室里喋喋不休的闲谈并不一定是坏事,可如果妨碍了生产力就要另当别论。实施远程办公后,员工只能在需要时才和同事交谈,减少了闲聊浪费的时间。此外,远程员工只要发条消息就能沟通,也有助于了解其他部门的同事。

在传统办公环境中,与其他团队和部门建立联系可能费时费力,因此许多员工并不想将精力耗费在沟通上。相比之下,远程办公消除了线下办公时不同团队和部门之间的界限,更能促进交叉协作,有利于多样化和创意产出,最终提升企业的创新能力。

7)提高员工健康水平,降低缺勤率

与线下办公的同事相比,远程员工的灵活性更高,压力更少,所以身心往往更健康。还有一个原因是办公室更容易传播细菌,而远程员工的传染源只有家人或室友。员工更加健康快乐不仅能降低缺勤率,更能提高生产力,对企业而言肯定是一大优势。

企业实施远程办公有哪些缺点?

不可否认,远程办公虽然有许多优点,对于企业来说也有不少缺点。但所有缺点都可以通过沟通、流程化和正确的工具部署得以解决。

以下是远程办公的五大缺点:

1)新的安全风险

推行远程办公会给企业带来新的挑战和风险已是众所周知的事实。员工可以随时随地按照他们想要的方式工作,过程中可能涉及公共 WiFi 或私人设备。

为了减轻远程办公带来的新风险,企业需要明确有关自带设备(BYOD)和在公共场所工作的政策。另外还需要部署工具以强制执行条件访问策略(不满足网络或设备属性的某些条件时阻止访问)、密码策略和多因素认证(MFA)、远程设备策略(锁屏、远程擦除)等。创建新策略并采用保护远程用户和设备安全的工具也有助于降低远程办公的风险,并满足合规性要求。

2)缺乏对员工活动的洞察

所有员工都在线下办公时,四处走动并密切关注他们很容易。但是推行远程办公后,要如何掌握员工的工作动态,确保他们没有开小差?这些问题可以总结为以下几个关键因素:信任、生产力跟踪以及安全和设备监控。

如果企业不相信员工能及时出色地完成工作,就有必要重新审视招聘流程。而即便企业信任员工,依然需要和线下办公一样跟踪工作进度和截止日期。为此,企业应将流程和生产力工具部署到位,以便及时掌握员工的工作内容、截止日期以及工作方式。

企业还可以在 IT 堆栈中添加工具用于跟踪不同用户配置文件和设备中的事件日志,提升远程办公的安全。需要注意的是,企业没有必要监视员工的一举一动,可能会侵犯员工隐私,但确实有必要密切关注员工拥有哪些设备、从哪些网络访问企业资源等信息。

3)更多干扰因素

无论在办公室还是远程办公,员工在工作时都会分心,至于分心是否是远程办公的缺点取决于员工类型。有些员工可能会在安静的办公空间中表现更好,有些员工可能会因为孩子、宠物、视频网站、好天气或其他事情分心。不是所有员工都适合远程办公,关于这一点可以在面试候选人以及和现有员工讨论时询问员工的意见。

如果企业选择支持远程工作,可以让管理人员定期与员工联系,密切关注工作进度,将其与该员工现场办公时的情况进行比较,确保工作评估的公平性。企业保持公开评估的透明度,向员工说明评估不是为了一刀切地实施远程办公,一直表现不佳的远程员工可能需要恢复线下办公。

4)阻碍团队建设

虽然借助飞书、企业微信、腾讯会议等工具简化了员工之间的沟通过程,但并不是所有员工都会主动沟通。策划团建活动对于混合办公和远程办公团队来说非常重要,让每个员工都能有参与感,也有助于员工和其他部门同事建立联系。

企业可以尝试在通信工具中创建社交专用渠道或群组,并鼓励员工效仿。企业应该记住员工不是机器人,远程办公也需要社交,哪怕社交内容和工作无关。否则企业可能会疏远员工、加剧员工疲劳,最终失去优秀人才。

最重要的是,团队领导需要时常举行团建活动,可以通过视频电话聊天或玩游戏,此外还有许多资源可以满足企业的远程团建计划。

5)需要寻找适合远程办公的员工

上文提到企业推行远程办公可以接触到更广泛多样的人才库,但同时也带来了一个新的问题——企业需要寻找适合远程办公的员工。

其中一种解决方法是和顺利过渡到远程办公的现有员工进行讨论,了解他们为了保持效率所做的工作、克服分心的方法和工作模式(连续还是分段,早上还是晚上),并试图总结远程办公所需的特质。然后在招聘面试中,企业可以围绕这些内容向候选人提问,判断他们是否适合远程办公。

远程办公并不适合所有新员工,也不能保证现有员工都能有良好的发展,但远程办公所需的特质一定包括上进心、条理性和自律性。

企业实施远程办公是否利大于弊?

远程办公对企业而言通常都是利大于弊,如果企业愿意努力解决安全和生产力问题,并促进团队建设和智能化招聘,就更能享受远程办公的优势。员工心情更好、有更多工作自主权时,参与度和工作效率就更高,也更有可能向他人推荐所在企业。而这些对于企业在当今时代的蓬勃发展都至关重要,更高的生产力归根结底意味着更高的利润。

为您的企业实施远程办公

如果企业确定远程办公利大于弊,而且有兴趣推行远程办公,可以从创建相关策略入手。远程办公策略需要考虑员工和企业安全、实施的期望和流程概述,并为适用远程办公的管理、IT 和安全部门提供联系方式。

目前企业选用的远程办公工具多种多样,如云桌面、虚拟化桌面、VPN、飞书、钉钉、企业微信等,这些都需要员工输入账号密码登录认证,才能访问企业内部资源。静态密码只能对员工身份进行低级别认证,如果员工长期使用过于简单的密码极易导致密码泄露危害企业信息资产安全。因此,加强远程办公时的身份鉴别,才能有效保护企业内部资产。

在身份鉴别上,宁盾有多因素认证解决方案帮助企业加强人员在内外网环境接入时的账号密码安全,并对不同类型设备、不同场景、不同角色等有细致灵活的组合策略,能很好地对远程办公人员进行统一身份认证和访问控制管理,提高IT运维效率,节约管理成本。

宁盾多因素认证方案服务过的有巨人网络、莉莉丝游戏、步长制药、齐鲁制药、中国移动、家乐福、滴滴出行、中国银行等各行各业头部企业,以高可靠性、安全性、灵活性为核心优势,深受企业客户的信赖与好评。

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